Ontdekkingstocht naar het DNA van de organisatie!

Je wordt er volledig ingezogen! Zie het als een onlosmakelijke schakelketting van organisatiekundige aspecten.

Tijdens mijn werk krijg ik regelmatig verzoeken om bepaalde functies in een organisatie opnieuw te analyseren. Zit deze functie nog goed in zijn jasje? Met andere woorden: past de taakinhoud nog bij de ontwikkelingen, context en gewenste positionering van deze functie? Bijna dagelijkse kost. Echter, er zijn dus ook aanvragen waar het echt gaat om een organisatie breed onderhoud op alle functies, binnen alle domeinen, afdelingen en teams. Dat is van een ander kaliber, dan spreken we in vakjargon van een Project Groot Onderhoud.

En dat is met recht een project, met alle toeters en bellen die daarbij horen, zoals toekomstgerichte opgaven, bijbehorende visies, een projectplan en interviews met leidinggevenden over de gewenste inrichting en niveau van hun afdelingen. Contact met de medezeggenschap is hierbij een vanzelfsprekendheid. Maar ook up to date functielijsten en formatieplannen worden opgesteld en als onderlegger gebruikt tijdens deze exercitie. Het ontbreken van een totaal overzicht, is de dood in de pot. Verbinden, verbinden! 

De communicatie naar medewerkers is heel belangrijk. Zij zien het toch vaak als een kans op het verkrijgen van die lang gewenste schaalverhoging. Dat is zo menselijk als wat. De leiding is veelal bezig met het duidelijk krijgen: wie is nu waar van en hoe kunnen we zo effectief mogelijk aansturen. Welke functies spelen daarbij een rol? Koorddansen dus, tussen verschillende belangen. Er mag geen fragmentatie in de communicatie ontstaan. 

Het analyseren op mogelijk financiële ophogende effecten, in samenspraak met het bestuur en politiek, is een belangrijk onderdeel van het project. Het zal beheersbaar moeten blijven. Passend binnen begrotingen en bijbehorend budgetten. Geen verrassingen creëren op dat vlak. Transparantie geboden. 

Het is arbeidsintensief, op vele fronten, voor zowel de interne organisatie als voor de externe adviseur. Je werkt in een tandem en zorgvuldigheid is een absolute must. Een voortdurende check op een gelijkwaardige opbouw van functies, dwars door de organisatie heen, is de uitdaging. De schuttingen tussen afdelingen moeten verdwijnen, althans binnen de analyses en keuzes van gelijkwaardige en noodzakelijke kerntaken. 

Wat tijdens deze trajecten ook belangrijk blijft is het organiek blijven denken, dus vanuit de organisatie. Voortdurend worden “de poppetjes” achter de functies gezien en vervolgens de wijze van het functioneren. Niet zelden een belemmering om de juiste keuzes durven te maken.

Deze persoonlijke aansturing en ontwikkel gesprekken vinden plaats binnen andere processen, met HR-instrumenten die daarvoor bestemd zijn en vallen niet onder de noemer van het project. Maar jee, dat is soms echt giga complex om dat los van elkaar te zien. Dat snap ik. 

Kortom: je kruipt diep de organisatie in. Je zal als adviseur enerzijds je kennis en kunde moeten inzetten en anderzijds respect moeten tonen voor de soms lastig te maken keuzes. Het vergt veel geduld, goed kunnen luisteren, draagvlak creëren, maar last but not least zal daadkracht voor alle betrokkenen de overtreffende trap moeten zijn. 

Warme groet, Annemarie