Evalueren van gemeentelijke fusieorganisaties: de belofte inlossen

23-05-2018 • 498 keer gelezen

De Tweede Kamer heeft onlangs groen licht gegeven aan maar liefst 12 gemeentelijke herindelingen per 1 januari 2019. Bij zeven ervan zijn we als BuitenhekPlus actief betrokken; van besturingsfilosofie tot en met plaatsingsproces. Na verloop van tijd wordt ons vaak gevraagd om mee te denken bij de bijstelling en aanscherping van wat bedacht is in praktijk.

 

Goede bedoelingen

Bij het fusieproces maken alle huidige spelers samen een inspirerende en ambitieuze toekomstvisie en een bijpassende besturingsfilosofie voor de nieuwe gemeentelijke organisatie. Daarbij wordt een aanzet gegeven, met een visie op leidinggeven en worden principes geformuleerd rondom bijvoorbeeld zelforganisatie. De nieuwe raad, bestuur en directie moeten dit alles straks – ieder vanuit een eigen rol - gaan omarmen. Zij moeten dit zichzelf eigen (kunnen) gaan maken, er hun visie van maken en er verder invulling en accenten aan geven. In het fusieproces volgt na de besturingsfilosofie de hoofd- en detailstructuur. Bij de inrichting (in samenwerking met de huidige organisaties en in opdracht van de projectorganisatie) worden inschattingen gemaakt van welke teamstructuur passend is en wat er nodig is aan functies, functieopbouw en (streef)formatie voor de nieuwe organisatie. Per gemeentelijk taakveld wordt de nieuwe organisatie gebouwd op basis van voorbeelden en (fusie)ervaringen enerzijds en lokale ambities en omstandigheden anderzijds.

In praktijk balanceren tussen basis op orde en vernieuwing

Vanaf dinsdag 2 januari 2019 zal de fusieorganisatie er niet meteen staan volgens het ideaalplaatje. De balies gaan open, de gladheidsbestrijding moet gereed zijn etc. Uit gesprekken met fusieorganisaties blijkt dat 'de basis op orde' en de nasleep van de fusie inclusief personele vraagstukken de boventoon voeren in de eerste paar jaren. De torenhoge (bestuurlijke) ambities kunnen niet meteen ingewilligd worden, afgezet tegen de formatie die beschikbaar is voor het werk dat gedaan moet worden. Een passend verandertempo is bovendien nodig om mensen binnen en buiten de ambtelijke organisatie aan te laten haken op de visie. Wel is er de wens om vanaf de start op een andere manier te gaan werken, met een vastberaden en positieve energie de goede richting op te bewegen.

Verschillende vormen van evaluaties mogelijk

Na de fusiedatum wordt er, mede op verzoek van BOR en BGO, vaak een evaluatiemoment binnen afzienbare periode afgesproken. Dit kan zijn in de vorm van het 'net ophalen' na een korte periode, of in wat definitievere vorm, na een wat langere periode. De vraagstelling kan breed zijn waarbij (onderdelen van) de sturingsfilosofie worden betrokken en uitgediept. Dit in relatie tot de werking in de praktijk van het gekozen organisatiemodel. De vraagstelling kan ook wat meer specifiek zijn, gericht op de benodigde formatie, functieopbouw of een (eerste) integrale functiewaarderingsronde. Ook kunnen specifieke organisatieonderdelen extra aandacht krijgen die tijdens de fusie bijvoorbeeld bewust "horizontaal" zijn overgezet. Verschillen uit de latende organisaties dienen in samenhang te worden rechtgetrokken bij de harmonisatie en inrichting van het onderdeel. In de praktijk zien we dit bijvoorbeeld vaak bij de buitendienst.

Zeker in het eerste fusiejaar maken we - samen met directie, het management en de OR - tijdens een evaluatieonderzoek meestal onderscheid tussen knelpunten die voortvloeien uit structurele of tijdelijke (aanloop)problemen. Bij de formatiebehoefte onderzoeken we wat de structurele opgaven en (reële) ambitieniveau is, of knelpunten voortvloeien uit het functioneren en te ontwikkelen competenties van medewerkers of van het team als geheel. Of dat deze voortvloeien uit de organisatie van het werk en aansturing ervan. Kortom, het samenspel tussen opgaven, organiseren, formatie en functioneren. Deze samenhang geldt natuurlijk ook bij niet fuserende organisaties.

Praktisch vormgeven van de ontwikkelagenda

De organisatieontwikkeling loopt parallel aan het verder inrichten van de organisatie in de eerste periode na de fusiedatum. Voorkomende ontwikkelthema's die wij vaak zien, zijn een nieuwe organisatie(cultuur) vormen, een nieuwe vorm van besturen en ambtelijk leiderschap, nieuwe vormen van (horizontale) samenwerking en teamrollen, werken aan een andere rol van de overheid ieder vanuit de eigen functie, het optimaliseren van moderne dienstverlening, de ontwikkelingen in het sociaal domein en omgevingswet, digitalisering van administraties en archief en het vergroten van het strategisch vermogen.

De juiste energie vasthouden en blik vooruit

Juist in een fusieproces kan de positieve energie gemakkelijk wegebben of omslaan, terwijl de collectieve ambitie niet uit het zicht moet verdwijnen. Dit vraagt om ondermeer leiderschapsprogramma's en investeren in leren & ontwikkelen. We denken vanuit BuitenhekPlus graag mee met HR om praktische tools, beleid en ontwikkelplannen vorm te geven.

Contact?

Wilt u in gesprek met ons over een evaluatie of over de doorontwikkeling van de gemeentelijke fusieorganisatie? Neem dan gerust contact met ons op via info@buitenhekplus.nl of 033-2454945 of via uw adviseur van BuitenhekPlus.

 

Reageer op dit bericht

Naam: E-mail: * Website:
Reactie:
 
Onthoud mijn gegevens    
Stuur e-mailnotificatie nieuwe reacties.