Nissewaard leert door!

14 november 2019

De gemeente Nissewaard, ontstaan in 2015 uit de fusie van Spijkenisse en Bernisse, is momenteel in transitie. Of zoals gemeentesecretaris Marc Weerts het zelf noemt “we staan aan de vooravond van de grootste verandering in de organisatie van de afgelopen jaren”.

De verandering vloeit voort uit het programmaplan Nissewaard Leert!, waarin de ontwikkeling naar een flexibele en adaptieve organisatie is uitgesproken, waarin de klant centraal staat en waarin het leuk en veilig is om samen te werken. Zo'n organisatieverandering doe je niet zo maar, daar hoort een traject van leren en dus ook vallen en opstaan bij. Margo Stolk was als projectleider en hoofd P&O één van de interne drijvende krachten achter de verandering; zij is daarbij ondersteund door Han Hiemstra van BuitenhekPlus.

De fusie van 2015 is bewust niet aangegrepen om de organisatie anders vorm te geven en in te richten. Er is voor gekozen het kleinere Bernisse op een natuurlijke wijze onder te brengen in de organisatie van Spijkenisse. Wel is dus het cultuurtraject Nissewaard Leert! gestart. Veel te groot en ambitieus volgens sommigen, maar de directie geloofde er echt in. De doelstelling was: een goed antwoord kunnen geven op de snel veranderende samenleving. Een organisatie die meebeweegt en flexibel is. Van zorgen voor, naar zorgen dat de inwoner zijn eigen kracht aanspreekt. En daarbij zijn ook, soms nieuwe, gesprekspartners in beeld gekomen: ondernemers, bewoners-collectieven, zorg- en onderwijsinstellingen. Margo Stolk vertelt over de resultaten. “Van A naar B gaan op de B manier, is makkelijker gezegd dan gedaan. Nieuwe vormen van samenwerking en gezichtspunten hebben de nodige schuring gegeven. Maar we zijn erin geslaagd de veranderende manier van werken samen vorm te geven én ook te laten zien. In ons gemeentehuis zijn delen omgevormd tot samenwerkplekken. Van een vide waar je geen kip zag, naar een plek waar nu veel bedrijvigheid te zien is. En we zijn naar mensen toegegaan. Laten zien dat samenwerken ook leuk kan zijn. Alleen ga je sneller, samen komen je verder. De organisatie maakt stappen in de goede richting en af en toe gaat het ook nog mis”.

Nissewaard leert door!
vlnr Iris Sips, Marc Weerts, Margo Stolk

Veel van de onderwerpen binnen Nissewaard Leert! hebben te maken met de menskant van de organisatie: op het gebied van cultuur, leiderschap, vitaliteit en mobiliteit zijn mooie stappen gezet. Ook de dienstverlening heeft aandacht gekregen, niet alleen door het centraal zetten van de klant, maar ook door procesoptimalisaties en een zaaksysteem te hanteren. Toch liep de verdere ontwikkelingen binnen de organisatie ook deels vast in mooie woorden en oud gedrag. Marc Weerts verduidelijkt dit: “ondanks de resultaten kwam steeds duidelijker in beeld dat ingesleten patronen in onze organisatie vrij hardnekkig waren en in stand bleven. We kwamen erachter dat op een aantal aspecten de structuur van onze organisatie de organisatieverandering die we wilden in de weg stond. Hiërarchie als cultuur is bijvoorbeeld lastig te doorbreken als je hiërarchie als structuur teveel overeind houdt. En wij hebben als directie en meer specifiek ikzelf als eindverantwoordelijke bepaalde ingrepen ten behoeve van de nieuwe organisatie moeten forceren. En dat is best lastig als je anderen juist ruimte wilt geeft en faciliteren om de beoogde verandering te bewerkstelligen. Behalve de juiste kaders en uitgangspunten vraagt het soms simpelweg knopen doorhakken om over een drempel te komen. ”.

Margo Stolk vult hierop aan: “ik heb als intern projectleider van het organisatie ontwikkeltraject mij met onderwerpen moeten bezighouden die ook voor mij geen dagelijkse kost waren. Het was voor mij prettig dat ik kon terugvallen op een deskundig en betrokken adviseur van BuitenhekPlus. Wij hebben ons als Nissewaard niet laten meevoeren in moderne gedachten zoals een organisatie zonder leidinggevenden. Ook was het verminderen van een laag leidinggevenden geen doel op zich. Wel willen wij vormen van zelforganisatie een plaats geven in de nieuwe organisatie. Dat heeft consequenties voor onze huidige leidinggevenden”.

Directeur Iris Sips geeft aan dat ook de rol van de directie aan het veranderen is: we hebben besloten een ontstane directievacature niet in te vullen en als directie integraler en strategischer te gaan opereren. Een pittige tijd volgde; een verbouwing met de winkel open. We zijn er trots op dat de organisatie in diverse gaten is gesprongen, anders was het ons niet gelukt.”

De organisatie Nissewaard staat momenteel aan de vooravond van een zogenaamde transitiefase. Nissewaard maakt onderscheid tussen enerzijds klantketen- en beheerprocessen en anderzijds opgaven binnen de organisatie, zgn. tweebenigheid. Want als overheid heb je deels voorspelbare en steeds terugkomende werkzaamheden, maar ook onverwachte of tijdelijke opgaven. Er is, gebruikmakend van vastgestelde organisatorische uitgangspunten, een nieuwe hoofdstructuur vormgegeven. Daarbij is gebruik gemaakt van de input van een groot aantal medewerkers. Er zullen zes grote organisatie-eenheden worden gevormd waarbinnen de tweebenigheid zichtbaar moet worden. Een aantal strategische en grote opgaven zullen in een beperkt aantal programma's rechtstreeks onder de directie door programmamanagers worden uitgevoerd. Programmamanagers maken voor de inzet van medewerkers afspraken met de eenheidsmanagers.

Marc Weerts daarover: “ik heb zes huidige leidinggevenden gevraagd om in de rol van transitiemanager de organisatie-eenheden de komende maanden in te gaan vullen. Daarbij komt ook de vraag of en in hoeverre onderdelen al dan niet behoefte hebben aan een functioneel leidinggevende in de vorm van een teamleider”. Margo Stolk is zelf ook één van de transitiemanagers. Zij geeft aan het een spannende opdracht te vinden, omdat “we gaan zakelijker opereren, dat zijn we nog niet gewend én het gaat om het functioneren van de gehele organisatie Nissewaard. Uiteindelijk gaat het om mensen, om mijn collega's. We gaan zeker niet op functieniveau alles veranderen, maar iedereen krijgt er hoe dan ook mee te maken”.  Het is de bedoeling dat de transitiemanagers in het voorjaar van 2020 hun gezamenlijk inrichtingsplan opleveren. Daarna start de invulling van de (nieuwe) posities. De meeste veranderingen zullen daarbij gaan optreden voor huidige leidinggevenden. Het aantal leidinggevenden, nu nog zo'n 50 fte in een organisatie met een omvang van zo'n 800 fte, zal zeker afnemen. Belangrijker dan dat is het geloof dat de transitie de uitgangspunten waar de organisatie het cultuurtraject mee was begonnen ondersteunt. Of in afsluitende bewoordingen van Marc Weerts: “de wijzigingen in de organisatie dient het hogere doel: er zijn voor de inwoner, nog meer meebewegen, nog flexibeler worden. Om Nissewaard die mooie plek te maken om te leven. Met een nieuw harkje alleen bereiken we dat niet, het vraagt van ons allen nieuw gedrag; Nissewaard leert door!”